La préparation du rapport annuel : le rapport du vérificateur, et les états financiers

Les conseils de votre coach Guillaume Lamb, conseiller en gestion spécialisé en finance

En tant que fédération, nous pensons que c’est notre devoir de vous informer des aspects législatifs et de vous encourager à respecter la loi. Nous pensons aussi qu’une bonne préparation de vos états financiers vous donne des outils pour une bonne gestion participative. Une information complète et juste, c’est la base pour prendre de bonnes décisions collectives.

D’abord, c’est important de rappeler que la coopérative est tenue par la loi : dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice financier, il faut préparer le rapport annuel et le présenter à ses membres lors de l’assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration transmet ensuite, dans les 30 jours qui suivent l’assemblée générale annuelle, une copie du rapport annuel au ministre et, le cas échéant, à la fédération dont la coopérative est membre (dans votre cas, vous pouvez transmettre votre rapport annuel au Réseau COOP. Cela nous permet de mieux vous représenter).

Le rapport annuel doit contenir, notamment, le rapport du vérificateur, et les états financiers du dernier exercice financier, et l’état du capital social, incluant les demandes de remboursement des parts, et les prévisions de remboursement des parts. Le contenu complet du rapport annuel est inscrit à l’article 132 de la Loi sur les coopératives.

En effet, à chaque assemblée générale annuelle, la coopérative doit nommer un vérificateur dont le mandat expire à l’assemblée générale annuelle suivante. Le vérificateur doit être membre de l’Ordre des comptables agréés du Québec (OCPAQ)[1]. Un administrateur, un dirigeant ou un employé d’une coopérative ne peut être nommé vérificateur de sa coopérative.

Le vérificateur devra effectuer son travail conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada. Si tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle y consentent, une coopérative peut confier au vérificateur un mandat de mission d’examen[2]

En plus de respecter les normes prévues, le rapport du vérificateur et les états financiers doivent être adaptés aux particularités de l’entreprise coopérative. Entre-autre, on devrait y voir l’Avoir de la coopérative et l’Avoir des membres, les Excédents devant être affectés, la Réserve, etc. On doit aussi y mentionner la proportion de ses opérations avec ses membres (dans le cas des coopératives de travail, le volume d’opérations avec les membres correspond au pourcentage de la masse salariale constitué de membres travailleurs), le taux de capitalisation, les recommandations du conseil d’administration relativement à l’affectation des excédents et en indiquer l’effet sur les états financiers.

Attention, ce ne sont pas tous les membres de l’ordre professionnel qui sont familiers avec ces normes. Elles sont détaillées aux articles 135 à 142 dans la Loi sur les coopératives et aux articles 4 à 17 du Règlement d’application de la Loi sur les coopératives .

Il est du devoir de la coop de veiller à ce que le rapport annuel contienne toutes les informations nécessaires. Lorsque la coopérative n’indique pas les informations prévues dans le rapport qu’elle fait parvenir au gouvernement, elle se trouve en défaut de respecter les exigences de la loi. Si l’entreprise est en défaut, ou si elle omet de produire son rapport annuel, le gouvernement pourrait aller jusqu’à procéder à sa dissolution. Il arrive également qu’une coopérative doive procéder à des vérifications rétroactives pour se conformer, ce qui engendre souvent plus de frais qu’une vérification bien faite dès le départ.

Bref, le rapport annuel, le rapport du vérificateur et les états financiers, on doit prendre ça au sérieux ! D’abord parce qu’on doit à nos membres qui nous font confiance de leur fournir une information complète et juste. Mais aussi parce que ça fait partie des obligations de la coop envers la loi et le gouvernement.

Consultez l’aide-mémoire ci-dessous pour préparer votre rapport annuel et, entourez-vous d’une bonne expertise pour faire vérifier votre année financière et préparer vos états financiers.

Si votre vérificateur membre de l’OCPAQ a besoin d’éclaircissement sur les particularités de l’entreprise coopérative, n’hésitez pas à les mettre en contact avec Réseau COOP.

[1] Sauf pour une coopérative qui serait exemptée par le gouvernement par Règlement.

Le Règlement d’application de la Loi sur les coopératives prévoit que, sauf pour les coopératives dont les produits ont été inférieurs à  250 000 $ au cours de l’exercice qui a précédé la nomination du vérificateur, les états financiers contenus au rapport annuel d’une coopérative doivent être préparés suivant les normes de CPA Canada, c’est-à-dire, une mission d’examen ou une mission d’audit.

[2] « La mission d’audit fournit une assurance raisonnable que les états financiers ou autres informations ne comportent pas d’anomalies significatives. La mission d’examen fournit une assurance limitée que les états financiers ou autres informations ne comportent pas d’anomalies significatives. » Source https://www.rcgt.com/fr/services/certification/mission-audit-examen-compilation/.

Aide-mémoire : Rapport annuel : le rapport du vérificateur, et les états financiers

Selon l’article 132 de la loi :

Dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice financier, le conseil d’administration prépare un rapport annuel qui doit contenir, notamment:

1 le nom et le domicile de la coopérative, de même que tout autre nom sous lequel elle s’identifie;

2 le nom des administrateurs et des dirigeants;

2.1 la mention que les membres ont convenu pour cet exercice de ne pas élire d’administrateurs, le cas échéant;

3 le nombre de membres et, le cas échéant, de membres associés de la coopérative;

4 les états financiers du dernier exercice financier;

4.1 un état du capital social, incluant les demandes de remboursement des parts, et les prévisions de remboursement des parts;

5 le rapport du vérificateur;

5.1 la date de la tenue de l’assemblée annuelle;

6 le nombre de personnes à l’emploi de la coopérative, le cas échéant;

6.1 le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée, le cas échéant;

7 les autres renseignements exigés par règlement.

Parmi les « autres renseignements », il y a notamment (en vigueur 1^er janv. 2023) :

• La proportion de ses opérations avec ses membres,
• un état de la réserve de valorisation, s’il y a lieu
• la participation des membres, membres auxiliaires, administrateurs et dirigeants aux activités de formation en matière de coopération

Le vérificateur remet son rapport au conseil d’administration. Ce rapport fait partie du rapport annuel. Ces états financiers doivent être adaptés aux particularités de l’entreprise coopérative, qui sont détaillées au Chapitre XIX de C-67.2 de la Loi sur les coopératives et au Chapitre II et III du C-67.2, r. 1 du Règlement d’application de la Loi sur les coopératives.

Pour les coops admissibles au RIC, on peut tout de suite inclure le rapport d’audit du vérificateur attestant que le taux de capitalisation est inférieur à 60 %.

On peut aussi présenter d’autres informations dans le rapport annuel concernant les activités de la coopérative. Cela permet aux membres de se rappeler des moments forts de l’année.