Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels

1. GÉNÉRALITÉS

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entité désignés à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus. L’information public relative à une organisation, entreprise ou coopérative (notamment publiée au Registre des entreprise du Québec) n’est pas de l’information confidentielle.

Le Réseau COOP reconnaît qu’elle aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liées aux opérations de ses membres et clients, notamment, en ce qui concerne leurs stratégies, leurs opportunités d’affaires, leur propriété intellectuelle, leurs ententes d’impartition et autres informations de cette nature. Le Réseau COOP reconnaît également qu’elle aura accès à des renseignements confidentiels sur les personnes salariées et collaboratrices, ses ​​​​fournisseurs et ses partenaires.

Le Réseau COOP s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et confidentiels en sa possession. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements confidentiels.

2. LOIS APPLICABLES

Le Réseau COOP est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. COLLECTES DE RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaire, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le Réseau COOP ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des utilisateurs, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuel d’une entité, etc. 

 4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

​​​Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnelles et soient autorisés à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par toutes les personnes salariées et collaboratrices, mandataires et/ou sous-traitants du Réseau COOP ayant accès aux systèmes et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite de la personne concernée.

Le Réseau COOP reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive de la personne ou de l’organisation et que toute divulgation non autorisée de cette information confidentielle peut lui causer des dommages importants.  Afin de protéger les intérêts de la personne ou de l’organisation, le Réseau COOP utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias, dans les registres publics ou par la personne ou organisation concernée.

Un document est considéré non confidentiel:

• s’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
  
• si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
• s’il devient disponible, après le transfert d’information entre la personne ou l’organisation et le Réseau COOP, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par le Réseau COOP;
• s’il est divulgué au Réseau COOP par une tierce partie;
• s’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

• enregistrer les données confidentielles dans la base de données; 
• traiter les données;
• analyser et répondre aux besoins des membres et des clients;
• accompagner les ​​​​membres et les clients;
• sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
• offrir un service spécialisé dans le domaine de la gestion d’entreprise et des coopératives;
• dresser un portrait statistique de la coopération du travail 

 5. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Réseau COOP conserve les informations personnelles tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. ​​Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. ​​En utilisant les services de la coopérative, la personne ou l’organisation donne son consentement au transfert d’informations personnelles vers notre base de données. Le Réseau COOP ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle d’une personne ou organisation à un tiers est exigée.

Le Réseau COOP a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant, aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire qu’une atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Le Réseau COOP convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6. MISE À JOUR

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous vous encourageons donc à demeurer informé de la manière dont le Réseau COOP traite les renseignements personnels.

7. NOUS JOINDRE 

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, vous êtes invité à communiquer avec nous aux coordonnées suivantes : 

Mme Lise Beaulieu, responsable de la ​​confidentialité

1431 rue Fullum
Bureau 206
Montréal (Québec) H2K 0B5
info@reseau.coop

Date d’entrée en vigueur : 24 août 2023